Como fazer um mapeamento de processos hospitalares bem-sucedido

Qualquer ação feita pelo homem é suscetível a erros. Contudo, quando se trata de hospitais, onde grande parte dos funcionários trabalha todos os dias para salvar vidas, impedir intercorrências deve ser responsabilidade contínua de todos, inclusive dos gestores. Por isso, no intuito de auxiliá-los nessa empreitada diária, torna-se importante o mapeamento de processos, que gerencia e organiza a rotina de trabalho no intuito de identificar os gargalos e pontos a serem melhorados na instituição da Saúde¹.

Para que as melhorias e os objetivos sejam alcançados com eficácia e rapidez, o mapeamento de processos deve ser feito por meio de sistemas de gestão, que oferecem a possibilidade de melhoria na qualidade das tarefas e no tempo de execução, por serem otimizados e inteligentes. Contudo, a informatização, por si só, não é capaz de solucionar os problemas; é necessário que todos os profissionais do hospital estejam envolvidos com a metodologia empregada ao longo das etapas do mapeamento¹.

Além disso, é fundamental que haja maturidade e conhecimento por parte da gestão hospitalar para explorar o potencial que a tecnologia fornece. Desse modo, é importante que o gestor avalie corretamente a necessidade de se implantar um software de mapeamento de processos e qual é o modelo mais adequado para a instituição de saúde¹.

Primeiros passos na realização do mapeamento de processos no hospital:

Muito mais do que solucionar problemas, essa tática é feita para saber detalhadamente como a instituição de saúde funciona. Desse modo, é necessário que o gestor busque respostas às seguintes questões, principalmente quando está à procura da ferramenta que irá mapear os processos²: 

• Como o paciente faz um agendamento? Pelo site do hospital, pelo telefone, ou por ambos? 

• Quais recursos são necessários para que isso aconteça? 

• Como o agendamento é confirmado? 

• A que meios o paciente deve recorrer para comunicar sua desistência? 

• Quem recebe o paciente assim que ele chega na clínica? 

• De que modo as decisões são tomadas em relação aos investimentos? 

• Quais são os gastos com infraestrutura? 

No entanto, isso não quer dizer que o gerenciamento de processos deve ser aplicado apenas por gestores que estão há pouco tempo no cargo. Isso também precisa ser um dever periódico para gestores que já possuem experiência na área, pois as mudanças na rotina de trabalho dos hospitais e clínicas são constantes e podem ser ocasionadas por diversos fatores internos e externos, o que exige atualização aos processos que já foram mapeados².

Quais elementos do hospital o gestor consegue identificar por meio do mapeamento de processos¹·³?

• Rotinas de suprimentos (medicamentos e equipamentos);

• Contas a pagar;

• Contas a receber;

• Atividades ou procedimentos omitidos;

• Retrabalhos;

• Falhas na infraestrutura;

• Absenteísmo.

Há, hoje, ferramentas especializadas em mapeamento de processos hospitalares que já conseguem fazer esse rastreamento em tempo real. Por meio delas, é possível criar relatórios de segurança com as características de cada paciente, otimizar e dinamizar o fluxo de trabalho e obter indicadores de desempenho sobre cada área que compõem o hospital³·⁴.

Nesse sentido, após conseguir tal gama de informações a respeito da instituição da Saúde, o gestor será capaz de estudar e aplicar as estratégias que irão dar vida às melhorias. Essa etapa, na qual o mapeamento de processos é posto em prática, proporcionará à gestão do hospital mais controle e facilidade de manuseio das tarefas, além de clareza sobre a verificação dos resultados³·⁴. 

Referências:

1. HM Doctors. Como evitar erros no hospital gerenciando processos [Internet]. Acessado em: 06 nov 2019. Disponível em: <http://www.hmdoctors.com/2017/como-evitar-erros-no-hospital-gerenciando-processos/>.

2. CM Tecnologia. Como evitar problemas em processos internos em sua clínica [Internet]. Acessado em: 06 nov 2019. Disponível em: <https://cmtecnologia.com.br/blog/como-evitar-problemas-em-processos-internos-em-sua-clinica/>.

3. CM Tecnologia. Como lucrar mais eliminando falhas e otimizando processos internos [Internet]. Acessado em: 06 nov 2019. Disponível em: <https://cmtecnologia.com.br/blog/como-lucrar-mais-eliminando-falhas-e-otimizando-processos-internos/>.

4. Saúde Business. AGFA mostra soluções de monitoramento de processos hospitalares [Internet]. Acessado em: 06 nov 2019. Disponível em: <https://saudebusiness.com/ti-e-inovacao/agfa-mostra-solucoes-de-monitoramento-de-processos-hospitalares/>.